Eisenhowerova matrica je jedna od metoda za određivanje prioriteta dnevnih poslova. Matrica izgleda kao četiri kvadrata, koja se dobijaju ukrštanjem osa „Važno - nije važno” horizontalno i „Hitno – nije hitno” vertikalno.
Kako koristiti ovu matricu? Samo rasporedite svoje zadatke tamo (na primjer, zadatke dana) prema njihovoj važnosti i hitnosti. Vremenom će ovo postati vrlo jednostavno, ali za sada dajmo malo objašnjenje.
Važne i hitne stvari- one koje su veoma važne i hitne. Bez njih, sve će se urušiti, a sutra će biti kasno da se to uradi. Ove stvari treba uraditi danas, prije svega - i to bez greške. Primjeri važnih i hitnih zadataka: dovršavanje projektnog zadatka koji će uskoro doći; neplanirana posjeta stomatologu, traumatologu ili drugom specijalistu; hitan telefonski poziv klijentu ili drugoj strani. U teoriji, kvadrat važnih i hitnih stvari bi trebao biti prazan, ali u praksi ponekad svaka osoba ima važne i hitne stvari, neke od njih generira lijenost, neka neprofesionalnost, a neka viša sila.
Važne, ali ne hitne stvari- ovo je nešto važno što će uskoro postati hitno. Ako ne planirate čekati na ovo i zadati sebi nepotrebnu trku, obratite pažnju na ove stvari. Primjeri takvih stvari: trenutni (planirani) rad na vašim projektima; planiranje novih projekata; evaluacija rezultata projekta; posjećivanje teretane radi održavanja fizičke kondicije.
Stvari nisu važne, već hitne. U pravilu, ovaj kvadrat uključuje stvari koje vas ne približavaju vašem cilju, ma kakav on bio, to su stvari koje treba raditi, ali isključivo radi toga. Čestitam mu rođendan (ispostavilo se da je Vasya rođen danas), neočekivani dolazak gostiju i drugi neplanirani, prisilni sastanci koji se ne mogu odbiti. Ako možete nešto delegirati iz ovoga, povjerite to nekome, obavezno to učinite.
Nisu važne ili hitne stvari- ovo je najodvratnija kategorija slučajeva. Nisu bitne, nisu hitne, ali su one koje želite da uradite. Ovo su vaši rasipnici vremena - čitanje sjajnih časopisa, kompjuterske igrice, gledanje TV programa i surfanje internetom (vidi). Tvoj izbor?
Važno: mnogi ljudi počinju da rade sranja kada su jednostavno umorni. Kad hoćeš, hoćeš. Dakle, ovo je pogrešna odluka. Tako je - planirajte kvalitetan odmor (ovo je kategorija Važno, ali ne hitno) i kvalitetno se odmorite, a ne serirajte. Da? - Onda pogledajte članak Pravila odmora
Ukratko, kao alat, Eisenhowerova matrica radi i, štoviše, dobro se organizira ako je slijedite. Možete biti ponosni na sebe ako je kvadrat "Važno i hitno" češće prazan: a to je sasvim moguće ako se češće bavite poslovima kvadrata "Važno, ali ne hitno". Ovako rade profesionalci!
Nemoj ga izgubiti. Pretplatite se i primite link na članak na svoju e-poštu.
Lako se možete zbuniti u beskrajnom toku svakodnevnih poslova, jer ih je svakim danom sve više. Jučerašnji nedovršeni zadaci postaju današnji, a ono što danas nismo imali vremena automatski se prenosi na sutra. Kao rezultat toga, može se nakupiti toliko toga da ne možete shvatiti šta je urađeno, šta je u toku, a šta još čeka na krilima.
Takve ili detaljne situacije se često dešavaju među ljudima koji ne obraćaju dužnu pažnju na proces planiranja svojih aktivnosti. Naravno, vještine se ne uče u školi, a mnogi roditelji i drugi ljudi koji djeluju kao edukatori u procesu našeg razvoja često sami ne znaju kako planirati svoje aktivnosti, iako to nije nimalo teško. Samo se tome ne poklanja dužna pažnja.
Međutim, danas postoje mnoge odlične tehnike planiranja koje vam omogućavaju da naučite kako racionalno koristiti svoj vremenski resurs i izvući maksimalnu korist iz ovog procesa za sebe. Ali u ovom članku nećemo razmatrati sve ove tehnike, već ćemo dati primjer samo jedne, koja se razlikuje po svojoj jednostavnosti i djelotvornosti. Ova tehnika se zove "Eisenhowerova matrica".
Eisenhowerova matrica je jedan od najpopularnijih alata za upravljanje vremenom koji koriste mnogi ljudi širom svijeta: od običnih zaposlenika i srednjih menadžera do rukovodilaca velikih firmi i svjetski poznatih korporacija. Osnivač ove matrice je 34. predsjednik Sjedinjenih Država, Dwight David Eisenhower. Kao što možete pretpostaviti, ovaj čovjek je bio veoma zauzet i morao je raditi mnogo različitih stvari u vezi sa svojim aktivnostima. Iz tog razloga je optimizirao svoj raspored rada i listu zadataka koje treba obaviti. Rezultat njegovog istraživanja bila je matrica koju razmatramo.
Smisao Eisenhowerove matrice je uglavnom naučiti kako kompetentno rasporediti sve svoje zadatke, razlikovati važno od hitnog, nehitno od najmanje važnog, a također maksimalno smanjiti vrijeme za obavljanje bilo kojih zadataka, čija implementacija ne daje značajnije rezultate. Hajde da pričamo o tome kako sve ovo funkcioniše u praksi.
Suština Eisenhowerove matrice
Eisenhowerova matrica se sastoji od četiri kvadranta, zasnovana na dvije ose - osi važnosti (vertikalna) i osi hitnosti (horizontalna). Kao rezultat toga, ispada da se svaki kvadrant razlikuje po svojim pokazateljima kvaliteta. Svi zadaci i poslovi se evidentiraju u svakom od kvadranata, zahvaljujući čemu se formira krajnje jasna i objektivna slika šta prvo treba uraditi, šta drugo, a šta nikako. Sve je to prilično jednostavno, ali davanje nekoliko objašnjenja ni u kom slučaju neće biti suvišno.
Kvadrant A: važne i hitne stvari
U idealnom planiranju, ovaj kvadrant matrice treba da ostane prazan, jer pojava važnih i hitnih stvari pokazatelj je neorganizovanosti i mogućnosti blokade. Ovaj dio rasporeda je ispunjen za mnoge ljude zbog njihove inherentne lijenosti i lošeg određivanja prioriteta. Naravno, s vremena na vrijeme takve stvari se mogu pojaviti kod svake osobe, ali ako se to događa svaki dan, onda je vrijeme da se na to obrati pažnja.
Dakle, pojavu slučajeva u A kvadrantu treba izbjegavati. A da biste to učinili, samo trebate na vrijeme ispuniti točke preostalih kvadranata. Ali ako postoji nešto što vrijedi uključiti u prvi kvadrant, to je:
- Stvari koje će, ako ne budu završene, imati negativan utjecaj na postizanje vaših ciljeva
- Stvari koje, ako se ne urade, mogu izazvati poteškoće i nevolje
- Stvari vezane za zdravlje
Takođe je važno zapamtiti da postoji nešto kao „delegacija“. To znači da kada se u vašem A kvadrantu pojave stvari koje se mogu delegirati nekom drugom, svakako biste trebali iskoristiti ovu priliku kako biste što prije riješili druge važne i hitne stvari.
Kvadrant B: važne, ali ne hitne stvari
Drugi kvadrant zaslužuje najveću pažnju, jer stvari koje se nalaze upravo u njemu su najprioritetnije i najperspektivnije, a upravo one treba da se sastoje od svakodnevnih zadataka svake osobe. Uočeno je da ljudi koji se prvenstveno bave aktivnostima ovog kvadranta postižu najveći uspjeh u životu, napreduju, zarađuju više novca, imaju dovoljno slobodnog vremena i žive sretnim i ispunjenim životom.
Također imajte na umu da vam nedostatak hitnosti omogućava da rješavanju bilo kakvih problema pristupite promišljenije i konstruktivnije, a to zauzvrat omogućava osobi da otkrije svoj puni potencijal, samostalno razmisli o svim nijansama svojih aktivnosti i upravlja vremenskim okvirom njegove poslove. Ali ovdje, između ostalog, morate imati na umu da stvari koje se nalaze u B kvadrantu, ako se ne urade na vrijeme, mogu lako pasti u A kvadrant, postajući još važnije i zahtijevaju brz završetak.
Iskusni stručnjaci za upravljanje vremenom preporučuju uključivanje u kvadrant B svih tekućih poslova vezanih za glavnu aktivnost, planiranje i analizu rada, obuku i poštivanje optimalnog rasporeda itd. One. sve ono što čini našu uobičajenu svakodnevicu.
Kvadrant C: hitne, ali ne važne stvari
Stvari koje se nalaze u ovom kvadrantu su, uglavnom, ometajuće i ne približavaju osobu željenim rezultatima. Često jednostavno ometaju koncentraciju na zaista važne zadatke i smanjuju efikasnost. Glavna stvar pri radu sa matricom je ne brkati hitne stvari iz kvadranta C sa hitnim stvarima iz kvadranta A. U suprotnom će se stvoriti zabuna i ono što prvo treba učiniti ostaje u pozadini. Uvijek zapamtite svoje i naučite razlikovati važno od nevažnog.
Pitanja kvadranta C uključuju, na primjer, sastanke ili pregovore koje nameće neko drugi, proslave rođendana ne baš bliskih ljudi, iznenadne poslove po kući, eliminaciju nebitno važnih smetnji koje zahtijevaju pažnju (razbila se vaza, razbila se mikrovalna pećnica). šporet, pregorela je sijalica itd.), kao i razne druge stvari koje vas ne pokreću napred, već samo usporavaju.
Kvadrant D: Nisu hitne ili važne stvari
Zadaci u zadnjem kvadrantu nemaju nikakvu korist. U mnogim slučajevima, korisno je ne samo da se pozabavite njima na kraju, već i da se ne bavite njima uopšte. Iako o njima svakako morate znati, jer... Oni su “rasipači vremena”.
Još jedna interesantna karakteristika zadataka iz ove grupe je da su mnogima veoma privlačni – ovi zadaci se lako rade i donose zadovoljstvo, omogućavajući vam da se opustite i dobro provedete. Stoga, oduprijeti se iskušenju da se upusti u njih može biti prilično problematično. Ali to je apsolutno neophodno učiniti.
U kvadrant D možete zapisati stvari kao što su razgovori telefonom s prijateljima o nečemu nevažnom, nepotrebno dopisivanje ili provođenje vremena na društvenim mrežama, gledanje TV serija i raznih "glupih" TV emisija, kompjuterskih igrica itd. Naravno, svaka osoba bi se povremeno trebala opustiti i nekako zabaviti, ali postoje zanimljiviji i edukativniji načini za to: čitanje, posjet teretanama i bazenima, izleti u prirodu itd. Ako se ne možete u potpunosti osloboditi da radite stvari iz kvadranta D ili ne želite, onda morate odgoditi njihovu implementaciju barem do trenutka kada se stvari iz kvadranta B i C završe i vremena koje ćete posvetiti na stvari u kvadrantu D treba svesti na minimum. Ovdje bi bila prikladna dobro poznata poslovica: „Vrijeme je za posao, vrijeme za zabavu“.
Čim savladate Eisenhowerovu matricu i naučite kompetentno rasporediti svoje poslove unutar nje, primijetit ćete da imate puno novog slobodnog vremena, uspijevate sve obaviti na vrijeme i bez žurbe, svi vaši poslovi su u redu , ciljevi se postižu jedan za drugim, a i sami ste skoro uvijek dobro raspoloženi i raspoloženi. Sve je u organizaciji i smirenosti. I sami verovatno s vremena na vreme primetite da su neorganizovani ljudi uvek u vrtlogu nekih neshvatljivih poslova, uvek su zauzeti nečim glupim, ali „veoma važnim“, izgledaju umorno i iznervirano. Postoje mnoge karakteristične karakteristike koje se mogu navesti. Ali to nije važno, već činjenica da ako ti i ja ne želimo da imamo slične rezultate, onda moramo drugačije djelovati. Naime: moramo biti organizovani, jasno shvatiti šta i kada treba da radimo i zašto sve to radimo. A Eisenhowerova matrica je savršena za ovo.
Želimo vam puno sreće i uspješno savladavanje nove vještine!
- Tvorac Eisenhowerove metode
- Princip Eisenhowerove metode
- A (važno i hitno)
- B (važno, ali nije hitno)
- C (hitno, ali nije važno)
- D (nehitno i nevažno)
- Eisenhowerova matrica: Primjer
- Zaključak
Svakodnevno savladavamo brdo zadataka, ali takvo opterećenje nam ne pomaže uvijek da idemo naprijed. Ponekad gubimo mnogo vremena na prazne aktivnosti dok nas čeka važan posao. na marginama planiranja.
Eisenhower Square- alat za distribuciju zadataka po važnosti i hitnosti. Pomaže vam da shvatite koji posao treba da se uradi upravo sada, šta da odložite za kasnije, a šta da odbacite u potpunosti.
Eisenhowerova metoda je stvorena kako bi se izbjegle ove greške, ona strukturira rad i identificira „rasipače vremena“, poput rendgenskog snimka.
Tvorac Eisenhowerove metode
Ovaj alat za upravljanje vremenom nije nam dao bilo ko, već lično američki predsjednik Dwight David Eisenhower, koji je vladao Sjedinjenim Državama od 1953. do 1961. godine. Predvodio je američke trupe u Evropi tokom Drugog svetskog rata. Nakon što je oslobodio Francusku tokom operacije u Normandiji, Dwight Eisenhower se vratio kući kao heroj i imenovan je za vrhovnog komandanta američke vojske. Ovaj izvanredni čovjek stajao je na početku NATO-a i bio je jedan od dva najomiljenija predsjednika Amerikanaca, koji su dijelili svoja srca sa Georgeom Washingtonom. Nakon odlaska u penziju nije sjedio skrštenih ruku, već je radio kao rektor Kolumbija univerziteta.
Kao što razumete, Eisenhower je imao mnogo posla. Rođen u siromašnoj porodici, uspeo je da izgradi tako vrtoglavu karijeru zahvaljujući kompetentnom određivanje prioriteta i disciplina. Takva osoba neće dati loš savjet - njegova tehnika upravljanja vremenom je testirana u praksi, a ličnost pronalazača već se može smatrati najboljom preporukom.
Princip Eisenhowerove metode
Eisenhowerova matrica se sastoji od dvije koordinatne ose – važnosti i hitnosti. Na njihovom preseku formiraju se četiri polja:
- važno i hitno
- važno ali nije hitno
- hitno, ali ne i važno
- nevažno i nije hitno
Pošto smo svaki slučaj definisali u svojoj oblasti, već imamo algoritam za dalji rad na svakom od njih.
Eisenhower stol - vizualni asistent
Ljudski mozak je dizajniran na način da bolje razumijemo strukturirane informacije - raspoređene na policama, ćelijama i popraćene vizualnim materijalima. Stoga je najbolje kvadrat prioriteta nacrtati na papiru ili u tablicama na računaru.
Kao što vidite, sva polja su obojena različitim bojama. Ovo nije estetski hir umjetnika - tako smo uočili njihov značaj u globalnom planiranju djela. Kada počnete raditi s tablicom, određeni zadaci će se nalaziti u ovim ćelijama.
Šta prvo učiniti, a šta nikako ne raditi?
Prioritetna matricaodgovara na ova pitanja jasno i jasno. Svako polje Ajzenhauerove tabele ima svoju „presudu“. Čim zadatak završi u određenoj ćeliji, već znamo šta ćemo s njim.
A (važno i hitno)
Ovo polje je obojeno crveno jer bi u idealnom slučaju trebalo da ostane prazno. Kada se u njemu pojavljuju zadaci, to znači da ste nešto pogrešno planirali i gubili vrijeme na nepotrebne stvari.
Naravno, nemoguće je postići ideal, pa će se tačke i dalje pojavljivati na ovom kvadratu. Ako se to dogodi, u polje A treba unijeti sljedeće:
- prevazilaženje kriza;
- rad, čiji neuspjeh može dovesti do ozbiljnih problema i narušavanja ciljeva;
- rješavanje pitanja koja mogu dovesti do pogoršanja životnog standarda, ugrožavanja karijere ili blagostanja porodice;
- zdravstvene probleme.
Ako se, kada ste prvi put sastavili tabelu, ispostavilo da ima mnogo tačaka u crvenoj ćeliji, morate uložiti sve napore da je očistite. Ako je zadatak složen, razmislite o uključivanju rođaka, prijatelja ili delegiranju nečega na podređene.
B (važno, ali nije hitno)
Glavna aktivnost se mora odvijati na ovom polju, tako da je obojeno zeleno bojom djelovanja i rasta. Sve što pomaže osobi da postigne ciljeve i poboljša svoj život treba raditi bez greške i bez žurbe.
To nije tako lako postići, budući da smo svi ljudi studenti i navikli smo da se bacimo na posao tek kada se rok nazire na horizontu. Ali tu leži glavna tajna uspjeha: uradite sve važne stvari unaprijed. To će vam pomoći da radite sa zadovoljstvom i koncentracijom, a ne u stanju straha i gužve.
Evo sljedećih zadataka:
- realizacija tekućih radnih projekata;
- kućni poslovi vezani za materijalnu bazu vaše porodice;
- priprema za važne porodične praznike, komunikacija sa rodbinom;
- samoobrazovanje;
- prevencija bolesti, sport, zdrav način života.
Ove stvari morate učiniti sami, privlačeći pomoć u slučajevima kada ima puno posla i nerealno je to učiniti sami.
C (hitno, ali nije važno)
Dva donja polja su obojena sivo s razlogom - na kraju krajeva, nisu važna i možete ih jednostavno zanemariti, poput miša. Ali oni postaju ozbiljna prepreka koja nas usporava u razvoju.
Hitne, ali nevažne stvari uključuju:
- neki pozivi i sastanci;
- iznenadne svakodnevne nevolje;
- gestovi ljubaznosti prema ljudima izvan kruga rodbine i prijatelja (prisustvo na praznicima, dugi razgovori);
- zahtjeve prijatelja da riješe probleme sa kojima se mogu sami nositi.
Ako ne prođete kroz ovu tačku, možete se naći u začaranom krugu stalnog pretresanja nevažnih stvari koje donose minimalnu korist. Zadaci u ovom kvadratu se mogu zanemariti ili delegirati drugim ljudima kako bi se oslobodilo vrijeme za glavni posao.
Glavna stvar je da ne zbunite stvari iz tačaka A i C. Na taj način možete zamijeniti neku glupost za važan zadatak, ili obrnuto - odbiti rješavanje kritičnih problema, šaljući ih u tačku C.
D (nehitno i nevažno)
U ovom tamno sivom kvadratu „žive“ rasipnici vremena i preporučljivo ih je potpuno eliminirati iz života. Smješten ovdje:
- TV serije i društvene mreže;
- štetna zabava;
- razgovor na telefonu;
- komunikacija sa toksičnim ljudima;
- radnje koje promovišu odugovlačenje;
- neki rutinski posao;
- problemi perfekcionista.
Većinu ovih stavki je potrebno silom volje izbaciti iz rasporeda - zato je ova stavka zapisana. To također uključuje rutinski rad, čija implementacija ima vrlo malu korist. Možete to učiniti - ili ne možete. Prenesite ovaj posao na podređene ili unajmljene zaposlenike ako želite. Ili baka.
Kako pravilno rasporediti zadatke u tabeli?
Zaista, postoji velika vjerovatnoća da će se pitanju pripisati pogrešan nivo važnosti i hitnosti. Upravo od toga pati naša hijerarhija prioriteta.
Da ne bismo pogriješili, moramo jednostavno odgovoriti na dva pitanja sa „da“ ili „ne“:
- Da li je ovaj rad neophodan za postizanje vaših glavnih ciljeva? (Hoću li doći u nevolju ako to ne uradim?) DA je važno, NE nije važno.
- Ako to ne uradim sada, zar ovaj zadatak sutra više neće biti relevantan? DA - hitno, NE - nije hitno.
Nakon što smo rasporedili rad prema tabeli na ovaj način, prvo počinjemo rješavati pitanja iz crvenog kvadrata, a zatim iz zelenog.
Eisenhowerova matrica: Primjer
Matricu je bolje sastaviti ujutro. Prisjetite se svih stvari koje ste namjeravali da radite u bliskoj budućnosti, šta su vaši prijatelji tražili od vas, koje zadatke vam je šef dao, šta ste željeli učiniti za sebe. Zapišite ove stvari na komad papira jednu za drugom.
Sada razmislite o svakom od njih, odgovorite na pitanja o važnosti i hitnosti. U zavisnosti od toga kako ste odgovorili na pitanja, postavite problem u odgovarajući okvir. Zapamtite i najmanje stvari – one nam oduzimaju mnogo vremena. Broj bodova u svakoj ćeliji određujete samo vi. Može biti 20 ili nula.
Vaša matrica može izgledati ovako:
Kada su vaši zadaci raspoređeni, napravite za sebe prikladnu listu (na primjer, na telefonu) zadataka iz crvenog kvadrata kako biste je mogli stalno provjeravati. Odvojeno - za zadatke sa zelenog kvadrata. Nakon što ste ispunili sve točke iz prve, odmah preuzmite drugu, postavljajući sebi zadatak da crveni kvadrat bude što slobodniji.
Zanemarite zadatke u sivim kvadratićima ili ih delegirajte onima kojima bi mogli biti važni ili zanimljivi. Na primjer, objava na društvenoj mreži o prvom snijegu nije od koristi ako se ne odnosi na vaš projekat. Ali može postati dio reklamnog sadržaja - u ovom slučaju, bolje ga je povjeriti SMM odjelu, povezujući informacije o promociji.
Zaključak
Ajzenhauerova matrica je, u izvesnom smislu, mašina za čišćenje dana od krhotina od nevažnih stvari. U početku ga morate crtati svaki dan, ali s vremenom ćete intuitivno osjetiti "boju" ove ili one materije. Bez obzira koliko je Ajzenhauer bio uticajan, ne bi mogao sebi da kupi dodatne sate u danu. I ovdje efikasno upravljajte vremenomČak i student to može.
Ako pronađete grešku, označite dio teksta i kliknite Ctrl+Enter.
Šta je Dwight Davidova Eisenhowerova matrica? Kako je 34. predsjednik Sjedinjenih Država planirao svoje vrijeme? Koji vam je organizacioni princip omogućio da se nosite sa velikim brojem slučajeva? Sada ću vam reći o svemu ovome.
Upravljanje vremenom se zasniva na principu planiranja. A glavna stvar u planiranju je postavljanje prioriteta – koje stvari prvo treba započeti, a koje kasnije završiti.
Veoma jednostavnu i neverovatno efikasnu tehniku koristio je 34. predsednik Sjedinjenih Država, kasnije je dobila ime po njegovom imenu - princip Eisenhower Dwight David. Svi shvataju da predsednik ima mnogo posla i da sudbina miliona ljudi zavisi od pravilnog planiranja vremena jedne osobe.
Šta je uradio predsednik Ajzenhauer?
Tako - sve poslove je podelio na važne i hitne. Da bismo bolje razumjeli metodu, nacrtajmo Eisenhower Dwight David matricu tako što ćemo kvadrat podijeliti na 4 jednaka dijela. Kao rezultat, dobit ćemo 4 kvadrata. Hajde da se potpišemo svaki sa sljedećim imenima: Važno, nevažno, hitno, nije hitno.
Suština Eisenhowerovog principa je da prilikom postavljanja prioriteta prvo morate završiti sve važne i hitne zadatke. Zatim važno i nehitno. Sljedeće, nevažne hitne. A ako ima vremena, onda su zadnje nevažne i nehitne.
Za što?
Šta daje primjena Eisenhowerovog principa? Zašto crtati matricu? Zašto ne možete sve bez problema?
Vjerovatno se svi susreli s nedostatkom vremena – kada želite da uradite sve što ste planirali, a ne ide, svaki dan vam donosi iznenađenja i morate prilagoditi svoje planove, odreći se planiranog odmora, novih mogućnosti za posao itd.
Nemoguće je predvidjeti neplanirano, što znači da, htjeli mi to ili ne, neki planovi moraju biti otkazani. Ali... Šta ako prvo uradimo glavne zadatke, a manje važne ostavimo za kasnije. Od kojih ne bi bilo šteta odustati? Na primjer, hajde da provedemo vrijeme sa porodicom umjesto da se sastanemo sa klijentom za koji je malo vjerovatno da će pristati na saradnju.
Ovo je odgovor na pitanje: "zašto sortirati stvari". Jednostavno radimo ono glavno, ostavljamo po strani nevažno i postajemo uspješniji i produktivniji u životu. Uostalom, hitno ne znači važno i obrnuto.
1 kvadrat: Važno i hitno
Ovo uključuje hitne stvari, neizvršavanje koje može dovesti do negativnih posljedica. Sve poslove počinjemo iz ove sekcije jer su to za nas najvažniji zadaci, ali i hitni. Ovaj odjeljak uključuje: “Hitni rad”, “Neplanirani sastanci”, “rok za isporuku projekta”.
Najvažnije je da ovaj kvadrat u idealnom slučaju bude prazan jer najvažniji poslovi u početku nisu hitni, a uz pravilno planiranje mogu se obaviti prije nego što postanu hitni. Svi zadaci u ovom kvadratu se pojavljuju iz 2 razloga:
- zavisno od nas (interni razlozi), na šta možemo uticati i to je najveći udio u većini slučajeva. Na primjer: nedostatak profesionalizma, motivacije, snage itd. Generalno, ovaj razlog možemo ukloniti sami;
- van naše kontrole (spoljni razlozi): Kada ne možemo da utičemo na njih, na primer, viša sila, iznenadni bol, hitan zahtev za pomoć, itd. U idealnom slučaju, uz pravilno planiranje, samo ovi razlozi treba da padaju u važan i hitan kvadrat.
Osim toga, svi razumijemo da nije uvijek moguće izdvojiti onoliko vremena koliko je potrebno za hitne stvari. Primjer iz života je polaganje ispita; ako se pripremate posljednjeg dana, možda jednostavno neće biti dovoljno vremena za fizičku pripremu. Osim toga, rad u hitnom režimu iscrpljuje i pogoršava vaše psihičko i fizičko stanje. Dakle, sve važne poslove treba završiti prije nego što postanu hitni, odnosno rad s kvadratom je važan a ne hitan.
2 kvadrat: Važno i nije hitno
Redovno izvršavanje svih zadataka iz ovog kvadrata pokazatelj je vašeg uspjeha i produktivnosti. Ovaj kvadrat uključuje stvari koje mogu čekati, ali ako ih ne učinite imat će ozbiljne negativne posljedice.
Važan zadatak se razlikuje od nevažnog po tome što su posledice neostvarenja različite.. Što je zadatak važniji, veće su negativne posljedice neuspjeha u njegovom izvršavanju. Stoga dajemo prednost prvo obavljanju važnih zadataka, a tek onda hitnih.
U idealnom slučaju, svi važni zadaci, i hitni i nehitni, treba da budu završeni u potpunosti. Među slučajevima iz ove oblasti mogu se izdvojiti: zadaci za lični razvoj, zdravstvena zaštita, na primjer: blagovremeno se obratiti ljekaru i spriječiti bolest, ovladati osnovnim znanjem engleskog jezika za unapređenje na poslu i sl. pravilo, Ovo su ključni zadaci koji mogu napraviti veliku promjenu u vašem životu..
Svi razumijemo da je u većini slučajeva nemoguće upravljati svime planiranim. Makar samo zbog nepredviđenih okolnosti koje ozbiljno prilagođavaju planove. S obzirom na ovu činjenicu, bolje je raditi važne poslove od kojih vam uvelike ovisi život nego nevažne poslove. To je razlog zašto je toliko važno sortirati zadatke prema Eisenhowerovom pravilu.
Kada pravilno rasporedimo zadatke i počnemo raditi s najvažnijim, manje je žurnih poslova, odnosno uspjemo obaviti stvari prije nego što postanu hitni. I to je jako važno, jer kada nema uvijek dovoljno vremena za hitne stvari, one ispadnu nedovršene i mi stavljamo svoje živce na kušnju, trudeći se da ispoštujemo rok. Istovremeno, pri redovnom radu s kvadratom važno je, a ne hitno, da svakom zadatku možete posvetiti tačno onoliko vremena koliko je potrebno, kao rezultat toga smanjit će se broj poslova u žurbi i stresnih situacija, a kvaliteta rada će se povećati. Po analogiji iz običnog života, bolje je pravovremeno spriječiti bolest nego je započeti i završiti s teškim bolom i ozbiljnim posljedicama u budućnosti.
3 kvadrat: Nema veze, hitno
Hitno ne znači važno; bolje je ne raditi mnogo hitnih stvari ako zbog njih propustite važne stvari. Da biste ispravno razumjeli koji je zadatak važniji, jednostavno postavite pitanje: "Šta će se dogoditi ako se to ne uradi." Ako su negativne posljedice minimalne, onda je stvar nevažna i treba je krenuti nakon izvršenih značajnijih zadataka, a ako se ne završe doći će do ozbiljnijih negativnih posljedica. Nevažni zadaci uključuju sljedeće: nazvao je kolega i tražio pomoć oko nevažnog zadatka, nudi vam se sudjelovanje na društvenim mrežama. anketu ili je samo poznanik došao da razgovara o životu.
Minus hitnih stvari je da one ometaju efikasan rad, jer:
Prisiljeni da budu prekinuti sa važnih zadataka;
U pozadini hitnosti, počinjete da brinete, a emocije vas sprečavaju da donesete ispravne odluke.
Na primjer, radite na velikom projektu od kojeg zavisi vaš razvoj karijere i prihod kompanije i u tom trenutku vas zovu kolege i traže da hitno nazovete, odštampate, pošaljete dokument poštom itd. Naravno, vi morate pomoći svojim kolegama, ali sve ima svoje vrijeme. Važne stvari treba uraditi prvo, a nevažne kasnije, čak i ako su hitne. Samo recite svojim kolegama da ste sada zauzeti, a kada završite s radom na važnoj stvari, pozovite ih ponovo.
Ako pokušate da idete u korak sa svim hitnim stvarima, tada se život može pretvoriti u stalni vremenski pritisak, a zbog previranja više ćete se brinuti i moći ćete manje vremena posvetiti važnim zadacima koji uvelike utiču na vaš život.
4 kvadrat je nebitan i nije hitan
Ovo je posljednja lista obaveza s kojom biste trebali početi, jer uključuje najnepotrebnije zadatke.
Ali čak i najnepotrebnije stvari mogu se podijeliti na 2 dijela:
1. Male stvari u životu, takve stvari i dalje imaju vrijednost, ali samo ako ste završili sve ostale važnije zadatke iz 3 polja. Koja je vrijednost? Na primjer, demontaža blokade na polukatu izgleda kao mala stvar, ali je lijepo, ili promijeniti slavinu koja curi u kuhinji, ojačati stol da se ne klati. Općenito, ova vrsta zadatka stvara vašu udobnost i popravlja vaše raspoloženje, pa pokušajte doći do kvadrata 4 kako biste živjeli skladnije i potpunije.
Ali ako se pozabavite ovim sitnicama prije nego što se završe važniji zadaci iz prethodna 3 polja, onda to neće donijeti pravo zadovoljstvo.
2. Sranje. Kompjuterske igrice, društvene mreže, gledanje televizije, alkohol - sve to samo oduzima dragocjeno vrijeme. Mnogi će reći, ali pomaže da se opustite, zar ne? Da, nesumnjivo, svaka sranje aktivnost opušta, ali ne tako dobro kao zdrav odmor. Kompjuter ili TV ne mogu prenijeti tako snažne emocije, taktilne osjećaje, mirise i druge senzacije kao u stvarnom životu. Budući da računar i TV koriste manje čula, brzina oporavka, odnosno odmora, je smanjena. Alkohol je također nedjelotvoran način opuštanja, jer osim negativnog utjecaja na zdravlje, nakon takvog odmora, pod navodnicima, osjetit ćete iscrpljenost, glavobolju i druge tegobe.
Općenito, sve loše navike su gubljenje vremena i treba ih potpuno napustiti, ali ovo je idealan slučaj. U stvarnosti, svaka osoba će imati loše navike, jer za borbu protiv njih treba vremena, pa sva ta sranja poput kompjuterskih igrica, TV-a, alkohola itd. stavljamo u nevažno i ne hitno polje na samom dnu liste obaveza.
Vježbanje korištenja Eisenhowerove matrice Dwighta Davida
Nacrtajmo 4 Eisenhowerova kvadrata, označimo svaki kvadrat slovima:
A. Važno i hitno (crveno);
B. Važno i nije hitno (zeleno);
IN. Nevažno i hitno (plavo);
G. Nije važno i nije hitno (bijelo).
Počinjemo izvršavati sve zadatke po abecednom redu, odnosno prvo zadaci tačke “A”, zatim “B”, “C” i na kraju “D”. Dok ne završimo zadatke kvadrata „A“, nećemo preći na „B“. Zatim, dok ne uradimo tačku „B“, ne počinjemo zadatke od „C“ itd. U principu, radimo uzastopno korak po korak, bez promene redosleda.
Ajmo sada praktični, recimo da imamo sljedeću listu dolaznih slučajeva:
Sada sortirajmo listu dolaznih zadataka i pored svake stavke stavimo slovo kvadrata kojem se ovaj zadatak može pripisati.
Sada znate odakle početi da biste obavili najvažnije stvari. Samo uradite stvari iz kvadrata "A", zatim "B", zatim "C" i "D", ako ima vremena.
Važno je procijeniti stepen važnosti ne u umu, već na komadu papira, jer kada ima više od 7+-2 stvari koje treba uraditi, prioritizacija može biti pogrešna, jer naš mozak nije dizajniran za takve operacije u umu. U memoriju možemo pohraniti oko 7+-2 stvari, ostalo se zaboravlja. Zadaci napisani na komadu papira su mnogo lakši i brži, a što je najvažnije, mogu se preciznije razvrstati, tako da ne gubite vrijeme na bilješke.
Također možete prepisati listu u kvadratiće radi jasnoće, posebno čim počnete koristiti Eisenhowerovu metodu, ali to nije neophodno.
Kao što već razumijete, suština rada s Eisenhowerovim principom: podjela zadataka i koncentracija na prva dva kvadrata.
Rad u skladu s Eisenhowerovim principom pomoći će da se smanji broj poslova u žurbi na poslu i postat ćete uspješniji.
P.S. Ako imate poteškoća ili pitanja o članku koji čitate, kao io temama: psihologija (loše navike, iskustva itd.), prodaja, poslovanje, upravljanje vremenom i sl. pitajte ih, pokušat ću pomoći. Moguća je i konsultacija putem Skypea.
P.P.S. Također možete pohađati online obuku “Kako dobiti 1 sat dodatnog vremena.” Pišite komentare i svoje dodatke ;)
 |
|
Svaki dan moramo donositi stotine odluka, a što je viši položaj, to više odluka moramo donijeti. Kako odvojiti važno od nevažnog? Jedna jednostavna, ali produktivna metoda je Ajzenhauerov kvadrat, poznat i kao Ajzenhauerova matrica. Ovaj sistem, sa , odlično radi i za dnevno i za dugoročno planiranje. U nastavku ćete saznati o autoru ove tehnike (bio je izvanredna osoba), kao i o karakteristikama korištenja same tehnike "Eisenhower Square".
Dwight Eisenhower živio je jedan od najproduktivnijih života koje možete zamisliti.
Eisenhower je bio 34. predsjednik Sjedinjenih Država, koji je služio dva mandata od 1953. do 1961. godine. Tokom svog mandata, pokrenuo je programe koji su direktno doveli do razvoja međudržavnog sistema autoputeva u Sjedinjenim Državama, lansiranja interneta (DARPA), istraživanja svemira (NASA) i mirnog korišćenja alternativnih izvora energije (Zakon o atomskoj energiji). ).
Prije nego što je postao predsjednik, Eisenhower je bio general s pet zvjezdica (najviši čin), služio je kao vrhovni komandant savezničkih snaga u Evropi tokom Drugog svjetskog rata i bio je odgovoran za planiranje i izvođenje invazije na Sjevernu Afriku, Francusku i Njemačku.
Također je bio predsjednik Kolumbija univerziteta, postao je prvi vrhovni komandant NATO-a i nekako je našao vremena da nastavi svoje hobije golfa i slikanja uljanim bojom.
Ajzenhauer je imao neverovatnu sposobnost da održi svoju produktivnost ne samo nekoliko nedelja ili meseci, već decenijama. I iz tog razloga, mnoge su ljudi proučavali njegove tehnike upravljanja vremenom, upravljanja zadacima i produktivnosti.
Njegova najpoznatija strategija produktivnosti poznata je kao „Ajzenhauerov trg“. To je jednostavan alat za donošenje odluka koji možete početi koristiti odmah. Hajde da razgovaramo o tome kako da budemo produktivniji i kako funkcioniše Eisenhowerova strategija.
"Eisenhower Square": Kako biti produktivniji
Ajzenhauerova strategija za preduzimanje akcije i organizovanje zadataka je vrlo jednostavna. Koristi matricu odlučivanja (na slici ispod), u kojoj ćete svoje akcije rasporediti na osnovu četiri mogućnosti:
Hitno i važno (zadaci koje treba odmah uraditi).
Važni, ali ne hitni (zadaci koji se mogu zakazati za kasnije).
Hitno, ali ne i važno (zadaci koji se mogu prenijeti na nekog drugog).
Nije hitno i nije važno (zadaci koji se mogu eliminisati).
Odlična stvar kod ove matrice je što se može koristiti i za dugoročne planove produktivnosti („Kako da provodim vrijeme svake sedmice?“) i za male dnevne zadatke („Šta da radim danas?“).
Bilješka: Napravio sam predložak Eisenhower Square kao tabelu. Ovaj predložak za svoju ličnu upotrebu možete preuzeti na dnu članka. (Usput, preveo sam ovaj šablon na ruski, a ako želite da ga nabavite - .
Razlika između hitnog i važnog
Ono što je važno retko je hitno, a ono što je hitno retko je važno.
— Dvajt Ajzenhauer
Hitni zadaci su oni zadaci na koje treba brzo odgovoriti: pisma, telefonski pozivi, poruke, vijesti. U međuvremenu, prema riječima Bretta McKaya: “Važni zadaci su zadaci koji doprinose našoj dugoročnoj misiji, vrijednostima i ciljevima.”
Razdvajanje ovih hitnih i važnih zadataka je dovoljno lako obaviti jednom, ali dosljedno obavljanje toga može biti izuzetno izazovno. Razlog zašto mi se sviđa metoda Ajzenhauerovog trga je taj što pruža jasan okvir za donošenje odluka na stalnoj osnovi. I kao i sve u životu, dosljednost je težak dio.
Evo još nekih zapažanja koja sam napravio koristeći ovu metodu:
Likvidacija prije optimizacije
Prije nekoliko godina čitao sam o programiranju i naišao na zanimljiv citat:
"Ne postoji brži kod od nema kod"
— Kevlin Henney
Drugim riječima, najbrži način da nešto obavite – natjerate računar da pročita redove koda ili prekrižite završeni zadatak sa vaše liste obaveza – jeste da taj zadatak u potpunosti eliminišete. Ne postoji brži način da se nešto uradi nego da to uopšte ne uradite. Naravno, ovo nije razlog da budete lijeni, već sugestija da se prisilite na teške odluke i uklonite svaki zadatak koji vas ne vodi ka vašoj misiji, vrijednostima ili ciljevima.
Prečesto koristimo tehnike produktivnosti, upravljanje vremenom i optimizaciju kao izgovor da izbjegnemo zaista važno pitanje: “Da li bih to zapravo trebao raditi?” Mnogo je lakše ostati zauzet i reći sebi da samo trebate biti malo efikasniji ili "raditi malo kasnije večeras" nego da eliminirate zadatak koji vam je jednostavno ugodno da radite. Ali u stvari, ovo nije najefikasnija upotreba vašeg vremena. (Lično mi se sviđa testna fraza „Jesi li zauzet ili si produktivan?“).
Kao što Tim Feriss kaže, "Biti zauzet je oblik lijenosti - lijeno razmišljanje i neselektivno djelovanje."
Smatram da je Eisenhowerova metoda posebno korisna jer me tjera da se zapitam da li je radnja zaista neophodna, što na kraju znači premještanje zadatka u kvadrant brisanja umjesto da ih bezumno ponavljam. I iskreno, ako samo eliminirate sve stvari na koje gubite vrijeme svaki dan, onda vam vjerovatno neće trebati savjet kako da budete produktivniji u obavljanju posla koji je zaista važan.
Hoće li mi ovo pomoći da postignem svoj cilj?
Još jedna napomena: može biti vrlo teško eliminirati nepotrebne aktivnosti ako niste sigurni u kojem smjeru radite. Prema mom iskustvu, postoje dva pitanja koja će razjasniti cijelu Eisenhowerovu metodu.
ova dva pitanja:
- Za šta radim? na čemu radim? U kom pravcu radim?
- Koje su osnovne vrijednosti kojima težim u životu?
Ovo su pitanja koja sam sebi postavio u svom godišnjem pregledu iu svom izvještaju o napretku. Odgovaranje na ova pitanja pomoglo mi je da razjasnim kategorije za određene zadatke u svom životu. Nakon toga, odlučivanje koje ćete zadatke raditi, a koje zadatke brisati postaje mnogo lakše, jer ćete shvatiti šta vam je važno.
Eisenhowerova metoda nije savršena strategija, ali sam je otkrio kao koristan alat za donošenje odluka za povećanje produktivnosti i eliminaciju zadataka koji oduzimaju mentalnu energiju, vrijeme i rijetko me vode do mojih ciljeva. Nadam se da će vam ova metoda biti korisna.
Originalni članak: http://jamesclear.com/eisenhower-box
P.S.: Mali bonus: predložak Eisenhower Square: Rusizovao sam predložak Eisenhower Square u tabelu koju možete preuzeti i koristiti kad god želite da poboljšate svoju produktivnost i eliminišete izgubljeno vrijeme. Možete ga dobiti tako što ćete me kontaktirati i odmah ću vam poslati kopiju tabele.
