Иногда, когда я открываю новое письмо, у меня создаётся впечатление, что человек писал и плакал. И совсем не хотел отправлять это письмо, но его заставили. И уж точно он не ждёт на это своё письмо ответ.
Обычно, я на такие письма и не отвечаю. Потому что если человек пишет мне письмо «на отъебись», то я уже явно не хочу с ним работать.
Вообще я из тех людей, которые считают, что все вокруг знают всё не хуже меня. И если я понимаю какие-то очевидные вещи, то и окружающие тоже это понимают. Поэтому иногда, когда мне приходят письма, я немножко не понимаю…
Иногда люди вроде просят у меня что-то, но пишут так, как будто я им что-то должна.
А иногда пишут так, как будто с них берут плату за каждое слово, как в телеграмме. Поэтому они экономят. Поэтому из их письма ничего непонятно. «Привет! Дизайнер Глафира Цветкова делает очень классные украшения! Их хвалит стилист Юлиана Потапьева ». Ээээ… Круто, чо. Поздравляю! Но от меня-то вы чего конкретно хотите? Напрашивается вывод, что главное ваше желание - чтобы я вам ответила и поговорила с вами за жизнь. Или чтобы я всё бросила и пошла искать в интернете, кто такие Глафира и Юлиана.
Я, кстати, совсем не против получать письма. Я даже очень это люблю. И очень люблю и ценю, когда сами дизайнеры или их друзья, или поклонники пишут нам и представляются. Частенько бывает, что дизайнеры эти реально крутые, и я с удовольствием о них пишив журнал .
И после сотого письма «ни о чем», я подумала: а, может, реально люди просто не в курсе, как нужно писать письмо, чтобы на него ответили?
Если кому надо, то я расскажу!))
(конечно, не берусь гарантировать, что на письмо такого вида ответит, скажем, ВВП, но я отвечу точно)))
1. Тема рулит!
В теме письма не должно быть пусто. Там должна быть кратко указана собственно тема, то, зачем вы пишите вообще. «Резюме», «вопросы к интервью», «Публикация на…», «хочу в ваш журнал», «мои реквизиты».
Если это не еженедельная рассылка не коммерческое предложение, то тут не стоит цель придумать какой-то опупительный заголовок, который заинтересует человека и заставит его открыть письмо. Чаще всего тема нужна, чтобы потом в ворохе писем было проще найти нужное, не открывая все подряд. Ну, и чтобы письмо с пустой темой с незнакомого адреса не слили в спам, не открывая.
2. Приветствие
Это удивительно, но почему-то мало кто здоровается в письмах. Конечно, если это уже переписка и диалог, то каждое письмо с «привет» начинать необязательно. Но если это ПЕРВОЕ письмо, да ещё незнакомому человеку, да ещё по работе… В общем, вежливость никто не отменял.
А вот «привет» это будет, «добрый вечер» или «здравствуйте», на мой взгляд, уже второстепенно. Тут уж, смотря кому, кто и зачем пишет.
3. Представиться
Конечно, в конце письма у многих стоит автоматическая подпись. Однако, если это первое письмо, всё же лучше кратко представиться в самом начале, чтобы у человека сразу появилось к вам личное отношение. В противном случае он ещё долго будет думать, что читает какую-то авторассылку и вообще не понимает, что к чему.
Я, например, подобные письма начинаю с фразы «меня зовут Елена, я представляю журнал об аксессуарах little-thing.ru».
4. Кто слил инфу
Если человек не публиковал свои контакты в открытом доступе, то лучше сразу ему сообщить, кто его сдал)) Да и упоминание общего знакомого располагает к дружелюбному общению.
«Ваш адрес мне дал Вася Петров», «Нашла вас в инстаграме», «Увидела ваш пост в сообществе…»
5. Рассказать о себе подробно (но без фанатизма)
Тут уже можно представить себя более конкретно и приложить ссылки на все свои сайты, работы, портфолио и всё то, что может вас положительно охарактеризовать. Нужно ведь, чтобы на письмо ответили, а значит надо показать себя в самом выгодном свете.
6. Зачем вы пишите вообще?
Когда вы представились, и всё о себе рассказали, пора переходить к сути и четко написать, что вам нужно.
Хочу фотосессию, хочу у вас учиться, хочу в ваш журнал…
Формулировки, конечно, зависят от того, что и кому вы пишете. Если письмо сильно официальное, то вместо «хочу» уместнее будет написать: «Буду Вам очень благодарна, если вы расскажете, как можно записаться на ваши курсы».
Но если на том конце ваш ровесник и вы точно знаете, что вы на одной добродушно-простой волне, то и писать можно по-человечески. По-человечески, даже лучше.
7. Попрощаться
Часто с этим пунктом отлично справляется автоподпись. Мол, с уважением, Маша Иванова. Но если вам нужно какое-то конкретное действие (чтобы вам перезвонили или ответили до такого-то числа, или ещё что), то об этом обязательно стоит упомянуть.
В итоге, если пробежаться по пунктам, то хорошее письмо получается таким:
1. дизайнер Маргарита Сивакова. Хочу в ваш журнал!
2. Здравствуйте!
3. Меня зовут Маргарита Сивакова, я дизайнер украшений.
4. Я искала в интернете статьи про бижутерию и нашла ваш журнал. А в нём ваш адрес и сообщение о том, что вам можно написать!
5. Я делаю украшения в технике суньтуньдай уже 100500 лет. Мои работы можно посмотреть тут тут и тут.
6. Расскажите, пожалуйста, на каких условиях вы публикуете в журнале информацию о дизайнерах?
7. Очень жду ответа! С уважением……
Вроде всё так просто, но на деле почему-то не у всех срабатывает))
А по поводу дальнейшей переписки, кстати, есть ещё 2 бонуса.
I. НИКОГДА НЕ УДАЛЯЙТЕ ИСХОДНОЕ ПИСЬМО! Пусть там будет огромная лента тянуться, но гораздо удобнее, когда вся длинная переписка в одном письме. И ты можешь найти нужный телефон или реквизиты, просто открыв последнее входящее, а не перерывая всю переписку в поисках того самого грёбаного письма.
II. ВСЕГДА ПИШИТЕ СВОЙ ОТВЕТ НАВЕРХУ! Как раз из-за того, что ниже тянется огромная лента. И когда ты получаешь письмо, пролистываешь всю эту чертову ленту вниз, а там видишь просто «ок», хочется забанить отправителя навеки.
Причин для расставания множество: недопонимание, накопившиеся обиды, измена и просто ощущение того, что отношения зашли в тупик. Почти у всех историй красивое начало, однако далеко не каждый способен поставить красивую точку. Трудно собраться с мыслями и вымолвить невозмутимо: «Прости, нам надо расстаться». Голос может предательски дрогнуть, и из глаз польются слезы. Если расставание неизбежно, попробуйте написать прощальное письмо парню или любимому мужчине. Девушки, конечно, тонкие создания, однако часто именно они берут на себя смелость и говорят последнее «Прощай». В письменной форме сказать о расставании намного легче.
Честность – лучшая политика
Это должно быть хорошее честное письмо, чтобы он, проникшись твоим настроением, понял, что у тебя серьёзные намерения и решение необратимо.
Если влюблена – об этом тоже нужно сообщить. Понятно, что без имён и фамилий. Сложнее с формулировками «мы слишком разные», «мне было хорошо с тобой, но…», « мы – не пара друг другу», «я недостойна тебя» (или «ты – меня»), «я больше не люблю тебя». Последний тезис желательно не употреблять вообще никогда. Человеку очень обидно слышать такое, проще даже выслушать о другом мужчине. Можно как-то смягчить, например, сплагиатить: «у любви у нашей села батарейка». Немного юмора не повредит, всё-таки, момент тяжёлый, надо разрядить обстановку.
Ну и полный список накипевших обид лучше не перечислять, во-первых, с каждым пунктом у вашего теперь уже бывшего парня возникнет желание поспорить, а во-вторых, зачем портить себе нервы?
Примеры писем
Когда чувства остыли
«Привет, зая. Наверное, ты удивишься, что я пишу тебе письмо. Мы привыкли с тобой разговаривать. Правда, в последнее время все наши разговоры заканчиваются ссорами. Я долго думала, разбиралась в себе, анализировала наши отношения и поняла: так не может дальше продолжаться. К сожалению, мы не сумели сохранить наши чувства. Нам нужно расстаться. Прости меня за боль, которую, возможно, причиняю тебе. Я тебя уже простила. И прощай!»
Которого любишь
«Милый, хороший, любимый! Я взяла себя в руки и решилась написать тебе в письме все, что не могу выразить словами при встрече. Наша любовь превратилась в какую-то однобокую уродливую сущность. Я вижу, что мои старания наладить отношения ни к чему не приводят. Ты стал редко звонить, воспринимаешь наши встречи, как тяжелую обязанность. Я ведь не каменная, и все это чувствую. Мне больно, тяжело, я не буду притворяться сильной. Я буду плакать, скучать и переживать за тебя. Но, так и быть, я отпускаю тебя в свободное плавание. Лети навстречу своему счастью. К сожалению, мне не удалось сделать тебя счастливым. Пусть у тебя все сложится с другой девушкой. Может, у тебя уже кто-то есть, да ты сказать боишься. Лети, мой хороший, лети! Я отпускаю тебя. Навсегда. Прощай!»
Который обидел
«Привет, малыш. Пишу тебе прощальное послание в прозе. На стихи и рифмы не хватает душевных сил. Силы мои ушли вместе со слезами, которые я с большим трудом остановила, чтобы поставить точку в нашей истории. Мы стали часто ссориться, говорить друг другу обидные слова. Мы стали друг другу чужими и непонятными. Руки перестали быть ласковыми, нет прежних крепких объятий и … вообще ничего нет. Давай признаемся друг другу, что любовь наша превратилась в ничто, мы своими стараниями уничтожили ее. Обида моя слишком велика, чтобы продолжать отношения. Мы расстаемся. Прости и прощай!»
Который изменил
«Милый мой! Как трудно мне собраться с мыслями и все тебе сказать. Даже в письме, когда ты не видишь мое заплаканное лицо. Я знаю, что ты меня предал. Нет, не так. Ты предал нашу любовь, наши прекрасные дни и ночи. Твой поступок показал, что я для тебя ровным счетом ничего не значу. Видимо, я стала твоей привычкой. Ты по привычке звонишь, по привычке приходишь и даже извиняешься по привычке. Как-то бесчувственно и неискренне это у тебя получается. Зачем нам лишние проблемы? Нам обоим нужно что-то менять в жизни. Ты уже начал. Счастливого пути, родной! Я прощаю тебя и отпускаю. Навсегда.»
Бывшему
«Привет-привет! Даже не знаю, как к тебе теперь обращаться. Сердце стучит и кричит тебе «любимый», «родной», «единственный», а разум отрезвляет и говорит о тебе «бывший». Да, ты был в моей жизни прекрасным, чудесным мгновением. Сейчас кажется, что все было сном. Настало утро, и наша любовь растворилась.»
Которого не любишь
«Дорогой друг! Я рада, что встретила тебя на жизненном пути. Ты замечательный, душевный, интересный человек. Ты умеешь любить и красиво ухаживать. Прости, что не могу ответить тебе взаимностью. Мое сердце не отзывается на зов твоего сердца. Ты наверняка и сам догадываешься об этом. Я больше не могу встречаться с тобой и продолжать этот обман. Спасибо тебе за любовь и тепло, которое ты щедро даришь, но, поверь, я не та, которая ответит тебе взаимностью. Давай расстанемся друзьями, пока наши отношения не зашли в тупик. Храни это прощальное письмо и помни, что я была с тобой честна.»
В смешанных чувствах
«Мой хороший, я никогда не думала, что придет тот час, когда я буду вынуждена написать тебе эти слова. К сожалению, мы больше не можем быть вместе, а потому – постарайся забыть меня. Я знаю, как это трудно, ведь даже сейчас в моей голове проносятся самые трогательные моменты наших отношений, за которые я безумно благодарна тебе. Спасибо тебе за твою искренность, душевную теплоту и понимание. Я с самого начала верила тебе, и никогда не пожалею об этом. Пока я не понимаю, как буду жить без тебя, что я буду делать одна, и чем успокоится моё сердце… Но я хочу, чтобы ты знал, что тебе я желаю всего самого светлого и настоящего. Жизнь продолжается, несмотря на грустные обстоятельства, предложенные нашей судьбой, которая, возможно, когда-нибудь даст нам еще один шанс».
Прощальное письмо пошагово
- Составь план. Не смейся, это важно. Внимательно продумай все, что хочешь сказать, постарайся учесть все детали, ведь ты пишешь последнее письмо, которое должно расставить точки над i. Не пренебрегай им: если чувствуешь, что выходит отписка, лучше отложи перо и соберись с мыслями.
- Пиши на черновике. Постепенно добавляй в него мысли, важные нюансы, забытые слова. Возможно, ты сядешь и за 15 минут напишешь проникновенное послание, однако не спеши отправлять его. Лучше перечитай письмо на следующий день, убедись, что ты написала действительно все и так, как хотела. В противном случае ты рискуешь либо завязнуть в бесконечной переписке, либо мучиться тем, что забыла самое главное.
- Меньше пафоса. Помни, что мужчины – существа более приземленные, чем женщины. Там, где ты видишь в облаках чудесный замок, он видит белое пятно. Не нужно использовать всевозможные эпитеты и многоярусные сравнения. Просто пиши то, что тебе кажется важным.
- Учитывай характер мужчины. Твое письмо должно затронуть его, вызвать эмоции, а значит, пиши послание на его языке. Если он терпеть не может уменьшительно-ласкательные словечки или нарочито грубые, не используй их. Тебе нужно выразить свою мысль и донести до него, а если он будет испытывать раздражение во время чтения, едва ли ты получишь желаемый результат.
- Четко укажи цель своего письма. Ты можешь исписать четыре страницы мелким почерком и ничего не сказать. Начни с того, что тебя волнует. “Мне очень тяжело об этом думать, но наши отношения окончены”. “Мне хотелось бы, чтобы ты услышал меня. Возможно, читая, ты поймешь то, чего не понял, когда слушал”. Помни, мужчины – рационалисты, ему важно понять, зачем ты все это затеяла.
- Не используй письмо в качестве эмоциональной отдушины. Если ты хочешь высказать мужчине, какой он негодяй, просто поругаться с ним, лучше не отправляй то, что ты написала. В этом послании ты лишь выплеснула гнев, но едва ли мужчина поймет твои чувства. Точнее, он поймет, что ты его ненавидишь и видеть не хочешь, а почему именно, ты не сможешь до него донести. Пиши на холодную голову.
- Избегай штампов. Если ты начиталась любовных романов, вдохновилась судьбой героини и теперь пишешь поэму, наполненную высокими чувствами и страданиями, то может получиться очередной роман, а не послание живому, настоящему человеку. Формулируй мысль так, чтобы мужчина не почувствовал себя персонажем любовной истории.
- Пиши грамотно. Не поленись воспользоваться автопроверкой, перечитать послание перед отправкой, исправить опечатки. Даже самая проникновенная и умная мысль теряет свою силу, если она подана в неподобающей форме. Как бы расстроена ты не была, пиши грамотно, чтобы мужчина во время чтения не отвлекался на исправление твоих ошибок, сбиваясь с главной идеи.
- Пиши, если есть что. Это, пожалуй, главное условие. Смысл письма – донести до мужчины твои мысли. Нет мыслей на полноценное письмо, можешь черкнуть записку: “Милый, мы расстаемся. Не сошлись характерами. С тобой было хорошо, ни о чем не жалею. Удачи в личной жизни”.
Прощальное письмо парню в армию
Девушка, не дождавшаяся парня из армии, – больная тема для многих военнослужащих. К сожалению, так бывает: пока пара рядом, чувства кажутся нерушимыми, но разлука доказывает обратное. Как же написать бывшему любимому о том, что ты не ждешь его из армии.
- Пиши честно. Хуже нет, чем быть уверенным, что любимый человек тебе хранит верность, а потом узнать, что он тебя обманывал. Не стоит думать, что утаив от парня исчезновение чувств, ты сделаешь благое дело. Особенно, если ты уже нашла ему замену, и об этом знают ваши общие друзья и знакомые.
- Не жди прощения сразу. Ты очень сильно ранишь своего парня. В армии расставания воспринимаются особенно болезненно, поэтому будь готова, что реакция будет далека от доброжелательной. Смирись, что фактически ты стала предательницей.
Прощальное письмо женатому мужчине
Ни одна из женщин не застрахована от того, что на нее обратит внимание женатый мужчина. Случается даже так, что ему удается добиться взаимности. Возможно, вы сразу знали, что он состоит в браке, но может быть и так, что это обстоятельство вам открылось только сейчас. Как бы там ни было, вы для себя решили, что такие отношения вам не нужны. В таком случае понятно ваше нежелание личной встречи для расставания.
Вам нужно сделать все, чтобы эта страница вашей жизни была перевернута. Не стоит надеться, что этим письмом вы спровоцируете его развод – если он не оставил семью до сих пор, то письмо этого не изменит. Да и нет ничего хорошего в том, чтобы «уводить» мужчину от другой. Напишите ему, что он не смог сделать окончательный выбор, поэтому на этот шаг придется пойти вам, и вы выбираете полноценные отношения. С ним этого не получится, и вы больше не хотите нести в свою жизнь переживания, которых можно избежать. Пожелайте ему разобраться в себе и своих желаниях, и попросите больше не беспокоить вас – любви и дружбы между вами быть не может.
Подобная ситуация весьма щекотлива, поэтому стоит хорошо обдумать целесообразность письма. Послание может оказаться в чужих руках, принеся ненужные проблемы не только мужчине, но и вам, поэтому позаботьтесь о том, чтобы оно попало на глаза нужному адресату.
Как выйти из подобных отношений с помощью письма
Не пишите любовнику, что у вас есть к нему чувства, и вы бы хотели быть вместе, но уходите из-за наличия жены. В подобном послании вообще желательно не расписывать пережитые вами эмоции. Лучше всего будет, если вы сообщите, что у вас было достаточно времени для того, чтобы оценить все «за» и «против» таких встреч, и вы осознали, что эти отношения исчерпаны.
Отметьте, что вы не ждете от него никаких решительных шагов, и не пытается ним манипулировать, у вас лишь одна цель – забыть об этом романе и дать себе шанс обрести личное счастье с другим человеком. При желании можете намекнуть, что недавно вы познакомились с мужчиной, оказывающим вам знаки внимания, на которые вам хотелось бы ответить, но вы не желаете вести «двойную игру». Резюмируйте, что как бы там ни было, вы не намерены больше поддерживать с ним связь, и просите его не искать с вами контактов. Обозначьте, что вы благодарны ему за множество приятных мгновений, но статус любовницы вас давно перестал устраивать.
Возможно, после этого он и попытается вывести вас на разговоры, но если вам хватит силы воли не реагировать на попытки вернуть все в прежнее русло, то довольно скоро вы сможете начать новую жизнь.
Как написать письмо, чтобы любимый вернулся?
Как правило, отношения рушатся от недопонимания и неумения найти компромисс в паре. Как знать, возможно, твое прощальное письмо любимому человеку даст вам еще один шанс, конечно, при условии, что между вами еще есть чувства. Если ты рассчитываешь на это, написание письма потребует от тебя максимум усилий.
- Используй общие воспоминания. Вместо абстрактных для мужчины описаний вашего совместного будущего используй то, что вас связывает. Помнит ли он ваш первый поцелуй, первую прогулку, как купил тебе сладкую вату, а ты уронила ее в пруд? А как вы поняли, что нуждаетесь друг в друге? Как ты звонила ему ночью, чтобы он забрал тебя со дня рождения подружки, а он заблудился? Все, что вас связывает, что делает родными людьми. Вложи эти эмоции в письмо, и если он не отреагирует на него, значит, действительно, ничего не вернуть.
- Напиши все, что боялась сказать и скрывала. Так бывает, что даже близкому человеку страшно открыться. Если ты не проявляла достаточно нежности, сейчас самое время исправиться и сделать все, чтобы любимый человек почувствовал свою нужность в твоей жизни.
- Отдай письмо сама. Не отправляй его почтой, а вручи и дождись ответа. Если ты не можешь проговорить то, что написала, пусть он прочтет, а ты поставь в конце подпись поцелуем. Более выразительно сложно признаться в любви.
Как расстаться с парнем, не обидев его по смс
Обращаясь к парню по имени, не употребляй уменьшительных «Колюнчик», «Данька», «Лёшечка», тем более не используй интимных имён типа «котика», «пупсика», «жирафика» и «солнышка». Это – разрыв отношений, вы больше не близкие люди, не сыпь лишнюю соль ему на рану.
- Я долго думала и решила – нам пора расстаться…
- Больше не могу быть с тобой, ухожу насовсем…
- Расставаться всегда тяжело, но придётся…
- Нам пора жить своей жизнью…
- Не смогу сказать это при встрече. Так легче. Мы расстаёмся…
- Давай будем честны. Между нами давно всё остыло. Пора расставаться…
- Один из самых простых и действенных вариантов: я не готова к продолжению наших отношений.
Беспощадные смс
А бывает так, что парень уже дал тебе повод: обидел, изменил, сообщил, что жениться не намерен, плюнул в душу или не купил шоколадку. То есть уже сделал первый шаг. Тогда с помощью смсрасставание с парнем станет не таким болезненным. Ты просто отвечаешь на его действия. И здесь текст напрямую зависит от тяжести «преступления».
Но как бы он тебя не разозлил, постарайся не употреблять нецензурных выражений. Читать такое ещё более неприятно, чем слушать.
А обидеть можно и без мата:
- Я тоже пошла по рукам. Но по хорошим.
- Как вовремя я не вышла за тебя замуж!
- Бабник и врун м не не нужен.
- Моя жизнь для тебя закрыта.
- Ты хам , а хамам в моей жизни места нет.
- Я тоже люблю другого! До свидания!
Обида непременно подскажет тебе наиболее острую формулировку, которая не доставит бывшему возлюбленному никакого удовольствия.
Ошибки девушек
Речь, конечно, не о грамматических ошибках, хотя их отсутствие говорит в твою пользу. Но даже прощальное письмо может стать не точкой в отношениях, а бессмысленным троеточием. Чтобы этого не случилось, учти несколько моментов.
- Не пиши письмо, если лучше поговорить. Все-таки, на письме сложно передать все интонации и нюансы. Может случиться, что мужчина увидит в твоем послании совсем не тот смысл, который вкладывала ты. Хочешь выяснить отношения раз и навсегда, сделай это лично.
- Не жди ответа на прощальное письмо. Смысл в том, чтобы им закончить отношения. Если ты с его помощью хочешь привлечь внимание мужчины, заинтересовать его, показать, что ты обижена – не надейся на результат. Мужчин мыслят прямолинейно, а такой завуалированный намек даже не каждая женщина поймет.
- Не угрожай и не шантажируй. Не нужно превращать письмо буквально в прощальное послание. Отправлять парню записки, в которых ты угрожаешь что-то сделать с собой из-за него, с твоей стороны подло и жалко.
Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.
Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.
Copyright Shutterstock
1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать
Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?
В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.
2. Начинайте письмо с вашего заключения
Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.
В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.
К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.
Неправильно:
«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»
Правильно:
«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»
3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев
Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.
Неправильно
«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»
Правильно
«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»
4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами
Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?
Неправильно
«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»
Правильно
«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»
5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию
В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.
Неправильно
«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»
Правильно
«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»
6. Укажите выгоду в строке темы письма
Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.
В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.
В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.
Неправильно
«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»
Правильно
«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»
Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?
Что делать, если вам не ответили на письмо. Как писать, чтобы вам всегда отвечали.
В восточных странах составление письма – целое искусство. В нём используют слова, которые никогда не употребляются в устной речи, обязательно обсуждают погоду, спрашивают у адресата его мнение о красоте природных явлений, и только потом переходят к делу. У нас всё проще. Если вы в теме письма или первом абзаце не объявите, что вы хотите, ваше письмо сочтут скучным и затянутым, и бросят читать. Как писать письма, чтобы на них всегда отвечали?
Почему вам не отвечают на письмо? Ошибки в письме
У адресата может быть множество причин для того, чтобы оставить ваше письмо без ответа. Не нужно сразу подозревать его в неприязни или нежелании общаться.
Возможно, ему удобнее связываться с вами по телефону или беседовать лично. Или он принял ваше письмо к сведению, посчитав, что ответ не нужен. Иногда люди не отвечают на письмо сразу, а ждут, пока корреспонденция накопится. Ведь легче ответить на несколько посланий, чем отсылать по одному.
Но если ваши письма остаются без ответа всё чаще, есть повод задуматься. Какие ошибки люди совершают при составлении посланий?
- Ошибки в прямом смысле. Грамматические. Возможно, вы пропускаете много знаков препинания, и предложения становятся нечитаемыми. Вспомните знаменитую фразу «казнить нельзя помиловать». Совершенно непонятно, что хотел сказать автор. В то же время орфографические ошибки могут изменить слова до неузнаваемости. На чтение письма с ошибками уходит гораздо больше сил и времени. В нашем динамичном мире легче отбросить «бракованное» письмо, чем исправлять его
- Ваше письмо похоже на спам. Это происходит, когда вы забываете об адресате, и пишете какому-то «среднестатистическому» собеседнику. Такое письмо не содержит ни обращения по имени, ни индивидуальных вопросов. А на безликую рассылку отвечать не принято
- Вы не можете вычленить главное. Среди подробностей и мелких деталей может затеряться тема. Возможно, человек прочитал ваше письмо, но так и не понял, что вы от него хотите
На какие письма отвечают сразу? Что нужно добавить в письмо, чтобы на него обратили внимание и ответили?
Знаменитый публицист Глеб Архангельский делится опытом: на какие письма хочется отвечать сразу?
- В хорошем послании идея должна быть чётко сформулирована и заявлена в теме письма. Потрудитесь «сжать» свой текст до двух-трёх абзацев. Если потребуются подробности, объясните в дальнейшей переписке
- Не забывайте отбивать предложение точкой и заглавной буквой, проставляйте абзацы. Если не определились, как обратиться к собеседнику – на «ты» или на «вы», лучше выберите последний вариант. И самое неожиданное: никогда не забывайте оставить обратные контакты в теле письма. Возможно, ваш обратный адрес просто потерялся
- Если у есть необходимость прикрепить что-то к письму, отметьте это в тексте и коротко опишите, что за информация там находится. Ведь скачать, найти, открыть и просмотреть отдельный файл – это тоже труд для адресата. То же самое касается ссылок
Если вы используете имейл или почту как средство связи с этим человеком впервые, не поленитесь перезвонить и уточнить: дошло ли письмо? Иногда настройки на защиту от спама могут «проглотить» ваше письмо. Ничего уж не говоря о нашей знаменитой (не с лучшей стороны) почте России.
Яркая первая строка: «Очень срочно!»
Письма нередко начинаются с фраз «Очень срочно!», «Важные сведения!», «Внимание сюда». Броские предложения всегда привлекают внимание. Поэтому их использовали уже миллион раз. Это избитый приём. Эффективнее коротко и броско формулировать то, о чём пойдёт речь в самом письме.
Емкий текст письма: когда ваше письмо не хотят читать долго
Раньше из писем составляли целые романы. Они поражали глубиной мысли собеседника, изящностью его слога, остроумием и эрудицией. Сейчас, когда ритм жизни невероятно ускорился, адресат больше оценит краткость.
Продумайте письма. Потом вкратце сформулируйте каждый пункт этого плана. Это и будут абзацы. Если кроме основной информации вы хотите ещё и поговорить о жизни, то оставляйте всю «лирику» напоследок.
Как грамотно написать письмо, чтобы всегда получать ответ: советы и отзывы
Большинство писем имеет одинаковую структуру. Если вы овладеете техникой составлять послания в соответствии с ней, письма будут читаться легко. Значит, и ответ не заставит себя долго ждать. Структура эта такова.
- Приветствие. В интернете очень распространена фраза «Доброго времени суток!» Она допустима как в личной, так и в деловой переписке. Упомяните имя собеседника. Так он будет знать, что он – не часть большой рассылки, а письмо предназначено ему лично
- Представление. Не забудьте написать не только своё имя, но и что-то, что поможет вашему собеседнику идентифицировать вас. «Это Мария» — такая фраза не скажет человеку ничего. «Это Мария Иванова из соседнего офиса. Мы вместе добирались на такси в прошлую пятницу» — и вот ваш адресат уже точно вспомнил вас
- Основная часть. Постарайтесь изложить кратко. Если это личное письмо, можно добавить пару шуток или ссылок, которые относятся к делу. Не используйте длинные предложения. Вы легко запутаетесь в пунктуации, а ваш собеседник устанет читать. Чаще используйте вопросы
- Вместо того чтобы написать: «Пришлите мне фотографии с корпоратива», — используйте фразу: «Когда вы сможете прислать мне фотографии?» Теперь у вашего собеседника есть стимул написать вам тоже, ведь оставлять вопрос без ответа неприлично. Не злоупотребляйте вводными словами
- «Лирика». Теперь можно обсудить вопросы, косвенно относящиеся к теме. Это могут быть дежурные вопросы: как поживает ваша мама? как вам такая погода для начала весны? Или общие воспоминания, переживания: вы уже видели новый галстук шефа? вы не знаете, когда нам поменяют сломанный кулер
- Прощание. Перед тем, как поставить точку, не забудьте добавить фразу вроде «заранее спасибо за ответ»
- Завершите письмо своими контактными данными. Не ограничивайтесь е-мейлом и адресом. Возможно, человек захочет перезвонить вам или написать смс
Уважение — залог доверительного отношения
Иногда люди не отвечают на письмо потому, что им показалось: вы не проявили должного уважения. У каждого свой критерий на этот счёт.
- ошибки. Неграмотность или неряшливость в тексте можно счесть за неуважение. Есть люди, которые принципиально не будут читать письмо, где нет пробела после запятой или тире заменено на дефис
- отсутствие приветствия или прощания
- остальные формы вежливости. Если у вас есть просьба, сопроводите её словом «пожалуйста»
Чтобы не стать жертвой конфузной ситуации, обязательно перечитывайте письмо после написания. При этом постарайтесь увидеть его глазами адресата. Проверяйте не только ошибки, но и адрес, тему, правильность ссылок и вложений. Проследите, как бы письмо про «новый галстук шефа» не ушло к самому шефу.
Мотивация к ответу: спросите то, в чем отвечающий хорошо осведомлен
Чтобы наладить коммуникацию, можно для начала заставить собеседника «оседлать любимого конька». Грубый пример: если вы хотите занять у мамы денег, сначала спросите у неё рецепт фирменного борща, и только в следующем письме намекните, что у вас не хватает на хорошую говядину.
Самое сложное – мотивировать человека ответить вам в первый раз. Потом, когда коммуникация уже будет налажена, собеседник будет отвечать вам «на автопилоте».
Если все же ответа не последовало
- Убедитесь, что ваше письмо дошло до адресата. Для этого используйте другие средства связи. Если оно было получено, уточните, может быть, в другой раз лучше связываться не по и-мейлу, а через социальные сети или скайп
- При составлении следующего послания постарайтесь поставить отвечающему какой-то дедлайн, то есть конкретную дату, до которой он должен ответить.
- Пример: «Пожалуйста, пришлите мне расписание лекций. В понедельник заканчиваются каникулы. Я не знаю, во сколько мне идти в университет. Вы сможете сделать это до пятницы
- И главное: возьмите за правило отвечать на письма, адресованные вам. Этому учит и этикет, и деловые правила. 10 минут в день — и ваша корреспонденция не будет накапливаться
Грамотные примеры написания текстов «с ответами»
Личное письмо
Привет, дорогой Миша! Это Олег. Мы вместе были в летнем лагере на озере Солёное.
Помнишь, у нас был разговор про группу «Кино»? Ты говорил, что можешь прислать мне ссылку на сайт, где можно скачать их песни в формате караоке. На следующей неделе у нас будет вечер военной песни. Я хочу, чтобы наш класс спел «Группу крови». Но нам нужна фонограмма. Ты сможешь дать мне ссылку на этой неделе?
Кстати, как там рыжая Катька, с которой ты танцевал на дискотеке? Её не пересадили с тобой за одну парту? Как ты отметил прошедший Новый год? Я ездил с Москву и был на кремлёвской ёлке. Если интересно, я расскажу тебе об этом в следующем письме.
Полуофициальная переписка
Доброго времени суток, Ирина! Это Алексей. Мы застряли с вами в лифте на прошлой неделе, помните?
Я всё ещё хочу получить от вас адрес сайта. Помните, вы сказали, что заказали там сеанс игры в боулинг с большой скидкой? В эту субботу у меня свободный выходной. Собираюсь вспомнить, что это за вид спорта. Кстати, как там обстановка? Достаточно ли шаров? Выдают ли сменную обувь?
И ещё. У меня есть фирменная техника, которая позволяет выбивать с первого раза если не страйк, то спэр. Могу рассказать подробнее. Или покажу на примере. Буду рад, если вы присоединитесь ко мне в эту субботу.
До встречи.
Видео: правила этикета для электронной почты
Вы уверены, что среди сотен писем, которые просматривает получатель, ваше письмо действительно выделяется? Специалисты по развитию карьеры и маркетологи рассказали о том, как правильно указывать тему электронного письма, чтобы получатель обязательно его открыл и своевременно ответил на него.
1. Всегда указывайте тему письма
Игнорирование поля темы письма является самой большой ошибкой отправителя, который рассчитывает получить своевременный ответ. Тема письма, как правило, указывает получателю содержание сообщения и заставляет его принять решение - открывать или не открывать письмо. Электронное сообщение с пустым полем темы, скорее всего, будет сразу же удалено, так как раздражает получателя, ведь ему необходимо будет открыть письмо, чтобы узнать, о чем в нем идет речь.
2. Сначала укажите тему письма, а затем приступайте к написанию сообщения
Многие люди считают, что тема письма является второстепенной задачей после его написания. Однако Аманда Августин, занимающаяся консультированием по развитию карьеры в компании The Ladders, подчеркивает, что именно тема письма является приоритетной для автора. Во-первых, именно тема задает тон сообщению, а, во-вторых, не позволяет отвлекаться на другие темы.
3. Будьте кратки
Тогда как при открытии ящика со входящей почтой на мониторе компьютера вы можете видеть в теме письма 60 символов, на смартфоне вы сможете увидеть лишь 25-30 символов. Поэтому уместите тему письма в 6-8 слов. Этого будет более, чем достаточно.
4. Укажите самое важное в начале темы письма
Дмитрий Леонов, вице-президент компании SaneBox, рассказал, что около 50% писем просматриваются с мобильных телефонов. Учитывайте это, и пишите самое главное в самом начале темы письма. В противном случае, в 50% случаев важные части сообщения могут быть просто обрезаны мобильными устройствами и не прочтены получателями.
5. Избегайте ненужных слов
Не засоряйте тему письма такими ненужными фразами, как "Добрый день", "Приятно познакомиться", "Спасибо" и так далее. Во-первых, они ничего не значат для получателя. Во-вторых, вы можете смело их использовать в самом письме, что будет даже более логично.
6. Будьте ясны и конкретны в теме письма
В теме письма должно быть указано именно то, о чем в письме пойдет речь. Именно по теме письма получатель должен расставлять приоритеты и решать, когда именно ему необходимо ответить на него. Например, сообщение в теме "У вас есть сейчас свободное время для решения моего вопроса?" очень расплывчато, так как не дает понимания получателю, что именно от него хотят, и заставляет открыть письмо. Поэтому если вы отправляете резюме, то в теме смело пишите свое имя и названия вакансии, на которую претендуете. А если хотите задать вопрос о текущем проекте своему коллеге или партнеру, то в теме указывайте название конкретного проекта.
7. Сделайте тему простой и призывающей к действию
Этот совет в особенности будет полезен маркетологам и тем, кто отправляет маркетинговые письма. Вице-президент компании Hub Spot Кип Боднар советует написать такую тему письма, которая призывала бы получателя к действию, заинтересовала бы его.
8. Используйте ключевые слова для дальнейшего поиска и фильтрации
У многих профессионалов в электронной почте есть тематические папки, а также они активно используют фильтры для поиска тех или иных писем. Поэтому, если в теме вашего письма подобных меток нет, то ваше письмо, скорее всего, будет просто не замечено. Поэтому очень важно использовать ключевые слова, отражающие тему письма, чтобы в дальнейшем получатель смог его легко найти через систему поиска.
9. Укажите, если вам необходим ответ
Когда человек получает письмо, ему также важно знать, необходимо ли ему его просто прочесть или же на него необходимо ответить. Поэтому, говорит Аманда Августин, указывайте в теме письма "Пожалуйста, ответьте" или "Пожалуйста, прочтите". Также вы можете использовать выражение "К вашему сведению". Оно используется, чтобы сообщить получателю о том, что ему сообщение будет интересно. В деловой электронной переписке подчеркивает, что отправитель хочет проинформировать получателя, но при этом сообщение не является поручением и не требует от получателя выполнения действий, непосредственно связанных с сообщением.
10. Укажите дедлайн в теме письма
Если в теле письма вы отправляете много информации, но вам необходимо, чтобы на нее отреагировали в определенные сроки, то укажите их в теме письма. Это значительно увеличит шансы прочтения и своевременного реагирования на сообщение. Например, можно указать: "Пожалуйста, ответьте на это письмо до конца рабочего дня пятницы".
11. Если к данному получателю вас кто-либо направил, дайте об этом знать
Если контакт получателя вам дал какой-либо партнер, клиент, коллега, то укажите его имя прямо в теме, а не в самом письме. Во-первых, знакомое имя привлечет внимание получателя. Во-вторых, оно даст представление получателя о проекте или вопросе, с которым вы можете к нему обращаться.
12. Выделите то, что хотите предложить
Если вы отправляете "холодное письмо", то не знаете, заинтересует ли ваше предложение вашего получателя. Поэтому укажите в теме то, что предлагаете, а также расскажите о бонусах - скидках, специальных предложениях.
13. Укажите имя получателя или название компании
Вы должны знать, кому отправляете письмо. И получатель также должен сразу же осознать, что это письмо предназначается конкретно для него. Кип Боднар заявляет, что одним из самых лучших способов это показать является указание его имени или названия компании в теме письма. Например, вы можете написать так: "Владимир, взгляните на эти цифры: объем продаж компании увеличился на 25%".
14. Используйте слова, ограничивающие сроки ответа на письмо
Если вы хотите привлечь чье-то внимание и убедить получателя ответить вам, то в теме письма укажите срок вашего предложения. Например: "Регистрация обязательна сегодня", "Количество мест ограничено - поспешите записаться на мероприятие".
15. Не начинайте предложение в теме письма, которое заканчивается в самом письме
Если вы начинаете писать какой-либо вопрос или предложение в теме письма, то заканчивайте его тут же, не продолжая в самом письме. Получателя это раздражает, так как заставляет его открывать письмо и продолжать прочтение. Подумайте, возможно, для короткого вопроса больше подойдет мессенджер или даже звонок?
16. Перечитайте сообщение в теме письма
Аманда Августин советует перед отправкой перечитать тему письма. Зачем это? Очень часто, когда отправитель отправляет целую "пачку" писем различным получателям, то забывает изменить имя или название компании в теме письма. Это может раздражить получателя или даже оскорбить. Поэтому прежде чем отправить письмо, перечитайте его и проверьте на несоответствия.
17. Не пишите в верхнем регистре
Использование слов, написанных в верхнем регистре, привлекает внимание, но в неверном направлении. Такой способ делает письмо тяжелым для прочтения и заставляет получателя беспокоиться на подсознательном уровне. Вместо этого вы можете использовать тире, двоеточия, чтобы провести некую грань между словами и сделать на чем-то акцент.
Перевод статьи подготовила Екатерина Никитина по материалам Business Insider
